O papel da gestão documental no fechamento fiscal e contábil

O fim do ano é uma época marcada por festividades, mas também por uma intensa movimentação no mundo corporativo. É o momento de organizar os números, preparar balanços e encerrar obrigações fiscais e contábeis. Contudo, para muitas empresas, esse período pode se tornar um verdadeiro desafio, principalmente quando a gestão documental não está em dia.

Documentos acumulados, informações desencontradas e processos manuais são apenas alguns dos obstáculos que podem levar a atrasos, erros ou até mesmo multas no envio de dados fiscais e contábeis. Mas, com uma gestão documental eficiente, essa tarefa pode se tornar muito mais tranquila, ágil e segura.

Neste blogpost, exploraremos como a gestão documental pode ser uma aliada indispensável para as empresas durante o fechamento fiscal e contábil do ano.

A importância da gestão documental no fechamento fiscal e contábil

O fechamento fiscal e contábil é um processo essencial para qualquer empresa. Ele consiste na apuração de tributos, na elaboração de demonstrações financeiras e na entrega de informações aos órgãos competentes. Para realizar todas essas etapas com precisão, é fundamental ter acesso rápido e organizado a diversos tipos de documentos, como:

• Notas fiscais;
• Contratos;
• Demonstrativos de pagamentos;
• Folhas de ponto e outros dados trabalhistas;
• Guias de recolhimento de impostos;
• Relatórios financeiros.

Um dos maiores desafios é garantir que esses documentos estejam atualizados, organizados e disponíveis no momento certo. É nesse contexto que a gestão documental se torna estratégica.

Como a gestão documental pode auxiliar no fechamento

1. Centralização e organização de documentos

Com a gestão documental, todos os arquivos, sejam físicos ou digitais, são centralizados e organizados de forma eficiente. Isso evita a perda de documentos importantes e facilita o acesso rápido às informações necessárias.

A Célula, por exemplo, oferece soluções de guarda física e digitalização de documentos, permitindo que sua empresa tenha um acervo completo e acessível, seja para consultas online ou para entrega física em casos específicos.

2. Digitalização e uso de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

A digitalização de documentos permite que arquivos físicos sejam convertidos em formatos digitais, reduzindo o tempo gasto em buscas manuais. Com o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), sua empresa pode:

• Realizar buscas rápidas e precisas;
• Controlar o acesso às informações de forma segura;

Com o GED Célula, todos os documentos digitalizados podem ser armazenados na nuvem e acessados com apenas alguns cliques, garantindo praticidade e segurança.

3. Redução de erros e conformidade com normas fiscais

A desorganização na gestão documental pode levar a erros no fechamento fiscal, como informações incompletas ou incorretas. Esses problemas podem resultar em multas ou até mesmo na rejeição de documentos por parte da Receita Federal e outros órgãos reguladores.

Uma gestão documental eficiente reduz significativamente esses riscos, garantindo que as informações estejam completas, atualizadas e em conformidade com as regulamentações.

4. Agilidade no cumprimento de prazos

O fechamento fiscal e contábil tem prazos rígidos a serem cumpridos. Com a gestão documental em dia, sua empresa economiza tempo e evita correria de última hora para localizar documentos ou corrigir inconsistências.

Além disso, soluções como a guarda física com serviço de entrega rápida, oferecida pela Célula, garantem que você tenha acesso aos documentos necessários em até 24 horas.

5. Segurança no armazenamento e compartilhamento de informações

Dados fiscais e contábeis são altamente sensíveis e precisam ser protegidos contra acessos não autorizados e perdas. A gestão documental inclui políticas de segurança robustas, como:

• Controle de acesso;
• Criptografia de dados;
• Backups regulares;
• Ambientes monitorados para guarda física, dentre outras.

Com essas medidas, sua empresa garante a proteção das informações e evita problemas relacionados à confidencialidade e integridade dos dados.

Benefícios para sua empresa

Investir em gestão documental não apenas facilita o fechamento fiscal e contábil, mas também traz benefícios que se estendem ao longo de todo o ano:

• Maior eficiência operacional: processos mais rápidos e menos burocráticos;
• Redução de custos: menos gastos com espaços físicos e retrabalho;
• Agilidade na tomada de decisões: acesso rápido a informações estratégicas.

A Célula como parceira na gestão documental

A Célula oferece uma gama de serviços que atendem a diferentes necessidades da sua empresa:

• Guarda física de documentos: armazenamento seguro e organizado, com identificação e acesso rápido.
• Digitalização: conversão de arquivos físicos para o ambiente digital, com qualidade e tecnologia de ponta.
• GED Célula: plataforma intuitiva para gerenciar documentos digitalizados de forma ágil e segura.
• BPO (Business Process Outsourcing): terceirização de processos documentais para focar no que realmente importa.

Com mais de 20 anos de experiência, a Célula é especialista em gestão documental e pode ajudar sua empresa a enfrentar os desafios do fechamento fiscal e contábil com tranquilidade e eficiência.

Tenha um fechamento fiscal e contábil sem preocupações com a ajuda da Célula 

O fechamento fiscal e contábil do ano não precisa ser um processo estressante e repleto de obstáculos. Com a gestão documental adequada, sua empresa ganha organização, agilidade e segurança para enfrentar essa etapa com excelência.

Quer começar 2025 com uma gestão mais eficiente e livre de preocupações? Entre em contato com a Célula e descubra como podemos transformar a forma como você gerencia seus documentos.

O post O papel da gestão documental no fechamento fiscal e contábil apareceu primeiro em Tribuna de Minas.